Sözlü İletişimin İş Yaşamındaki Yeri

Sözlü İletişimin İş Yaşamındaki Yeri

Çalışanlar iş yaşamlarında etrafındakilerle sürekli bir iletişim halindedirler. Bu bireylerarası iletişim iki şekilde gerçekleşmektedir: Sözlü ve Sözsüz. Bu yazıda konuşma, dinleme, yazma ve okuma boyutlarıyla sözlü iletişimi ele alacağım.

Konuşma

Kişilerarası iletişimi sağlayan ve anlatım için faydalı olan işaretler sistemi ve organizasyonu demek olan konuşma bütün medeniyetlerin en önemli unsuru konumundadır. Bilinçli bir anlamı olan, pratik hayatın üzerinde yön verici, biçimlendirici ve oluşturucu pozisyonları olan konuşma edebiyat, felsefe ve diğer bilim düzeylerinde önemli bir rol almaktadır.

Bir diğer tanımda duyguları, düşünceleri ve yaşananları karşı tarafa kelimeleri seslendirerek iletme işi olan konuşma, doğuştan gelen bir kabiliyet değil sonradan elde edilip geliştirilen bir beceri ve alışkanlıktır.

Konuşmayı bir takım unsurlar oluşturmaktadır. Kelimeleri, konuşmacının tutumunu, coşku düzeyini ve konuya olan hâkimiyetini belirten ses unsuru işitilebilir, akıcı ve hoşa gider özelliklerini taşımalıdır. Sesin dışında telaffuz (boğumlama), konuşma dinamiği, kelime hazinesi ve üslup konuşmanın diğer unsurlarıdır.

Konuşma içerisinde çeşitli öğeler bulunmaktadır ve bu öğeler birbirine geçmiş, etkileşim halindedir. Konu, dinleyici, ortam ve konuşmacı bu öğelerdir. Dinleyici yaş, cinsiyet, sayı, iş ve mesleki durum, eğitim seviyesi ve dünya görüşü gibi çeşitli özellikler açısında sınıflandırılabilir.

Bu öğeleriyle konuşma sağlam bilgilere dayanmalı, yıkıcılıktan uzak yapıcı olmalı, temel öğelerini çözümleyerek oluşmalı, dinleyicilerin ilgi ve odağını çekmeli, canlı bir dil ve hareketli bir üslup sergilemeli, etkili ses tonu ve el yüz hareketleriyle geliştirilmeli, ahlaksal sorumlulukları (dürüstlük, doğruluk, diğerkâmlık vb.) göz ardı etmemeli, konuşmacının gözlemleme özelliği olmalı, kişiliği ile entegre olmalı, dinleyiciye ilginç ve değerli gözüken konuları işlemeli ve spesifik bir amaca yönelmelidir.

Etkili bir konuşma için konuşma yapısı özverili oluşturulmalıdır. Başlık seçimi, genel ve özel amacın belirlenmesi, ana fikrin deyim haline getirilmesi ve dinleyicilerin analizi çok önemlidir. Dinleyiciler analiz edilirken dinleyici merkezli olunmalı ve dinleyicilerin psikolojisine göre hazırlık yapılmalıdır. Dinleyicilerin demografik ve durumsal analizleri yapılıp, dinleyici hakkında edinilen bilgiler sonucunda konuşma dinleyiciyle uyumlaştırılmalıdır.

Bu kapsamda konuşmacı dinleyicilerle ilgili materyaller toplamalıdır. Materyal toplama sürecinde konuşmacının kendi bilgi ve deneyimleri, yapılacak görüşmeler ve yazışmalar, kütüphane taraması ve son olarak blog vb. internet kaynakları konuşmacının işini kolaylaştıracaktır.

Son olarak ise konuşmacı fikirlerini desteklemek için bazı araçları kullanabilir. Konuyla ilgili örnekler, inanırlık ve güvenirliği sağlayan istatistikler ve uzmanların refere edilmesiyle kullanılacak kanıtlar bu kapsamda değerlendirilebilir.

Konuşmacı için değinmesi gereken bazı önemli noktalar bulunmaktadır:

  • Konuşmadan önce söyleneceklerin girişi, sürdürülmesi ve bitişi gibi unsurları içeren bir planlama yapılmalıdır.
  • Resmiyeti gidermek ve ortamı sıcaklaştırmak için dinleyicilerle karşılıklı konuşma üslubu takınılmalıdır.
  • Geri bildirim almak için dinleyicilerin gözlerine bakılmalıdır.
  • Konuşmanın dinleyicide bırakacağı tat sözlere katılmalıdır.

Konuşmanın çeşitli türleri bulunmaktadır. Objeler, süreçler, olaylar ve kavramlar hakkında olan konuşmalar bilgilendirme için yapılan konuşmalardır. İnsan kaynakları eğitimi ve kariyer geliştirme kapsamında yapılan konuşmalar bu kapsamdadır.

Bilgilendirici konuşmalarda üç temel ölçüt unutulmamalıdır: Bilginin doğru bir şekilde iletilmesi, açık bir biçimde iletilmesi ve anlamlı ve ilgi çekici hale getirilmesi. Bu konuşmalarda dinleyicinin çok şey bildiğini sanmak, konuyu direkt olarak dinleyicilerle ilişkilendirmemek, aşırı teknik olmak, konuyu soyutlamalarla doldurmak ve düşünceleri kişiselleştirmemek yapılan önemli hatalardandır. Soyutlamalardan kaçınmak için tanımlar, karşılaştırmalar ve karşıtlık göstermeler kullanılabilir.

İkinci tür olan özel konuşmalar mezuniyet törenleri, nişan, evlenme, emeklilik yemeği gibi durumlarda yapılmaktadır. Özel durum konuşmaları arasında giriş (takdim), kabul, sunuş, anma ve yemek sonrası konuşmaları bulunmaktadır.

Son olarak ikna edici konuşmalar ise aslında bir sanattır. Sözel tartışmayla ilgili olan ve bu tartışmaları dinleyicileri uyumlaştırarak harekete geçirmek için kullanan ikna edici konuşmalar amaçlı değişimler meydana getirmeye yöneliktir.

Dinleme

Dinleme için öncelikle işitme olmadığını söylemek gerekmektedir. İşitme sadece ses dalgalarının belli başlı düzeneklerle beyne iletilmesidir. Dinleme ise seslerin kodaçımının yapılması ve anlamlandırılmasıdır. Haliyle dinleme becerisi doğal değildir, zamanla öğrenilir ve kazanılır.

Dinleme sürecinde bütün dinleyiciler aynı iletiyi almazlar. Bu süreç işitme, iletiye odaklanma, idrak, yorumlama, analiz etme, değerleme, cevaplama ve hatırlamadan oluşmaktadır.

Dinleme sürecinin farklı şekillerde işlemesiyle birlikte çeşitli dinleme türleri ortaya çıkmaktadır. Görünüşte dinleme, seçerek dinleme, saplanmış dinleme, savunucu dinleme, tuzak kurucu dinleme ve yüzeysel dinleme bunlar arasında sayılabilir.

Bu çeşitli dinleme oluşumları insanların dinlemeyi kendi problemi olarak görmemeleri, işitme ile eşdeğer tutmaları, iyi okuyucuları iyi dinleyici olarak görmeleri, zekâyla artan bir olgu olarak görmeleri ve yaş ilerledikçe artacağını düşünmeleri sonucu ortaya çıkmaktadır.

Dinleme fiziksel bir kabiliyet olarak görülür ancak aynı zamanda zihinsel, etkin ve öğrenilen bir süreç ve kabiliyettir. Konuşmalar dakikada ortalama 600 kelimeye ulaşabilirken, dinleyiciler bunun sadece 100-140 kelimesini anlayabilirler.

Dinlemenin aktif bir biçime dönüşebilmesi için geribildirim çok önemlidir. Geribildirimin alınma düzeylerine göre dalgın gözle bakma, otomatik tepki verme, son kelimeleri yineleme, sorulara cevap verme, başka kişiye söyleme ve birilerine öğretebilme gibi dinleme düzeyleri oluşmaktadır.

Aktif dinleme için yardımcı olmak amacıyla dinleme gerekmektedir. Ayrıca soru ve sorulara verilecek yargılama, çözümleme, soru sorma ve rahatlatma cevapları da aktif dinlemenin oluşması için önemlidir.

Bu şekilde yapılacak aktif bir dinlemenin çeşitli faydaları bulunmaktadır. Öncelikle konuşana büyük bir huzur ve güven hissi verir. Bu hissin yanında örtük anlamların ortaya çıkarılması için iyi bir imkân sağlar. Son olarak ise konuşmacıyı iyi tanıma imkânı sağlar.

Yazma

Yazma ile sözlü iletişim başka bir boyuta geçmiştir. Yazma ile kelimeler kitap, dergi vb. yazılı ortamlarda uzun süreli ve değişmez olarak kalabilmiştir. Ayrıca okuyan herkesin aynı kelimeleri aynı şekilde anlayabilmesini sağlamıştır.

İnsanın iletişim imkânlarını genişlettiği için en etkin iletişim aracıdır. Yazmanın ortaya çıkmasıyla okullaşmanın çekirdekleri oluşmuş ve böylece okuma yazma bilenlerin sayısı da artmıştır.

Kurumsal ilişkilerde ve iş yaşamında yazılı iletişim anlamayı kolaylaştırıcı bir etkiye de sahiptir. Ayrıca belirli bir konuda çoklu iletişimi sağladığı için de çok etkili bir iletişim aracıdır.

Yazılı iletişimin etkili ve doğru olabilmesi için yazanın kişiliği yazıya aktarılmalı, basit bir dil kullanılmalı, anlaşılır olunmalı ve yazanın kelime haznesi gelişmiş olmalıdır.

Okuma

Sözlü iletişimin son boyutu olan okuma anlamaya yönelik bir dil becerisidir. Okuma kavramı iki boyutla gerçekleşir. İlki mekanik okumadır. Mekanik okumada sesler tanıma ve birleştirerek seslendirme vardır. İkincisinde ise hem seslendirmek hem de yazılı metindeki anlamları yorumlama, ilişkilendirme ve bağlantı kurma vardır. Kodlama sonucu olan yazılar kodaçma işlemiyle okunur.

Özetlemek gerekirse sözlü iletişimin tüm boyutları bireylerarası iletişimde ortaya çıkabilecek kızgınlık ve sen dilini düzeltmede önemli işlevlere sahiptir. Ayrıca aktif dinlemenin katkı sağladığı olan empatik iletişimin geliştirilmesine de yarar sağlamaktadır. Son olarak sanal iletişimin muazzam derecede arttığı günümüzde toplumsal cinsiyet farklılıkları konuşma ile aşılabilecektir.

Sözlü İletişimin İş Yaşamındaki Yeri
Etiketlendi:                 

Bir cevap yazın

E-posta hesabınız yayımlanmayacak. Gerekli alanlar * ile işaretlenmişlerdir